Como usar el correo electrónico
El correo electrónico es una herramienta fantástica para hacer nuestras comunicaciones productivas. A diferencia de otras formas de comunicación como el teléfono con el correo se guarda constancia de todo lo dicho. A demás si lo usamos bien es un medio que no interrumpe nuestro trabajo y nos permite ir al grano.
Muchos de nosotros recibimos cantidad de correos a diario. Para ser productivos usando el correo necesitamos un buen metodo de uso. Ahí van algunos consejos para gestionar nuestro correo:
Cuando leer el correo ?
No es bueno estar continuamente leyendo el correo. Esto nos hace perder tiempo y hasta nos puede causar estrés.
Lo ideal es leerlo una vez al llegar al trabajo, otra vez a media jornada y la última vez si tenemos un momento antes de terminar.
Tampoco recomiendo las herramientas que nos avisan cuando llegan nuevos correos ya que considero que nos distraen de la tarea que estamos haciendo.
Vaciar el buzón de entrada
Un buzón de entrada limpio indica que tenemos controlados todos los correos que hemos recibido. Una buena política para leer los correos nos ayudará a que vaciar nuestro buzón de entrada no sea una tarea costosa.
Lo primero que hay que tener en cuenta es que NO hay que guardar todos los correos. Solamente debemos archivar los que contengan información que necessitemos guardar para el futuro. Los demás borrarlos sin mas.
Otra buena práctica es usar carpetas para su clasificación el problema a veces es que acabamos creando demasiadas carpetas y al final no hay quien se aclare.
3 Carpetas para controlar el buzón
Propongo un modelo de 3 carpetas para ordenar nuestros correos:
1-. Seguimiento (Follow Up o TODO)
En esta carpeta colocaremos los correos que en el momento de leerlos no tenemos tiempo para contestar. Los mensajes en esta carpeta representan tareas que hemos de completar, se puede ver también como una lista de tareas.
2-. Archivo (Archive o Reference)
El archivo será nuestra carpeta donde guardamos los correos que queremos archivar. Archivaremos solo los correos que contengan información importante y que valga la pena almacenar y cuyo hilo de conversación esté ya cerrado.
3-. En Espera (Hold o Wait)
Esta carpeta es un buzón temporal donde colocaremos los correos importantes a los que queremos acceder temporalmente de forma rápida y con temas que estamos pendientes de alguna información. Por ejemplo un correo con el número de tracking de un pedido que esperamos recibir.
Como empiezo ?
Si tenemos 3000 correos en nuestro buzón y queremos empezar con este sistema, no hace falta que nos passemos 3 dias clasificándolos. Podemos crear una carpeta por ejemplo “backlog” o “registroanterior”, poner todos los correos que tengan más de 3 dias de antigüedad en esta carpeta y empezar a clasificar a partir de ahora. La cuestión es empezar a ser productivos leyendo el correo.
Etiquetas
Algunos clientes de correo como el cliente web de gmail soportan etiquetado de mensajes. A diferencia de las carpetas, podemos poner varias etiquetas en un mismo mensaje y podemos borrar etiquetas sin que se borren los mensajes que tienen la etiqueta borrada.
Usar etiquetas en los correos que archivamos es una buena práctica para ayudar a encontrarlos posteriormente. Pero hay que intentar acotar el número de etiquetas para no complicar el archivado.
